Online-Meetings – ein mittlerweile fester Bestandteil unseres täglichen Arbeitslebens – egal in welchem Arbeitsmodell du arbeitest. Sie können entweder eine echte Zeitverschwendung sein oder äußerst produktiv, abhängig von der Art und Weise, wie sie geleitet werden. Hier sind einige Tipps aus meinen eigenen Erfahrungen, wie wir bei remote works unsere Online-Meetings effizient gestalten:
1. Vorabplanung ist der Schlüssel:
Egal, ob du der Gastgeber bist oder nur teilnimmst, eine gute Vorbereitung ist entscheidend. Kläre im Voraus das Ziel des Meetings, erstelle eine klare Agenda und teile sie rechtzeitig mit den Teilnehmern. Auf diese Weise kann sich jeder vorbereiten und alle können sich direkt auf das Wesentliche konzentrieren, sobald das Meeting beginnt.
2. Nutze die richtigen Tools:
Es gibt unzählige Tools da draußen – von Zoom über Microsoft Teams bis hin zu Google Meet. Finde heraus, welches am besten zu den Bedürfnissen deines Teams passt. Ich persönlich bevorzuge leistungsstarke Plattformen, die eine reibungslose Zusammenarbeit und Bildschirmfreigabe ermöglichen, da dies die Effizienz enorm steigert. Auch Tools mit Whiteboard-Integrationen können für Online-Meetings sehr nützlich sein.
3. Aktive Beteiligung fördern:
Es ist leicht, sich bei einem Online-Meeting abzulenken oder im Hintergrund zu verschwinden. Als Gastgeber ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle Teilnehmer aktiv einbezogen werden. Stelle gezielte Fragen, ermutige zur Diskussion und schaffe eine unterstützende Umgebung, in der sich jeder wohl fühlt, seine Gedanken zu teilen.
4. Klare Kommunikation:
Im hybriden Arbeitsmodell kann es zu Missverständnissen kommen, besonders wenn einige im Büro sind und andere remote arbeiten. Daher ist klare und präzise Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Achte darauf, dass alle Informationen deutlich vermittelt werden und Missverständnisse sofort geklärt werden. Frage vor jedem Themenwechsel, ob es noch Fragen zu Aufgaben und Ergebnissen gibt. Fertige unbedingt Meeting Minutes an. Diese sollten die wichtigsten Inhalte und To-dos enthalten, so dass auch im Nachgang das Meeting nachvollzogen werden kann.
5. Zeit im Auge behalten:
Nichts ist frustrierender, als an einem endlosen Meeting teilzunehmen, das sich im Kreis dreht. Setze klare Zeitlimits für jedes Thema auf der Agenda und halte dich daran. Wenn weitere Diskussionen erforderlich sind, können sie später fortgesetzt werden – vielleicht sogar in kleineren Gruppen, um die Effizienz zu steigern.
6. Feedback einholen:
Nach dem Meeting ist vor dem Meeting. Nutze die Gelegenheit, Feedback von den Teilnehmern einzuholen. Was lief gut? Was könnte verbessert werden? Indem wir kontinuierlich an unserem Meetingprozess arbeiten, können wir sicherstellen, dass sie immer effizienter werden.
In einer hybriden Arbeitswelt ist es wichtig, dass unsere Online-Meetings genauso effektiv sind wie persönliche Treffen. Indem wir uns auf eine gute Planung, aktive Beteiligung, klare Kommunikation, Zeitmanagement, die richtigen Tools und kontinuierliches Feedback konzentrieren, können wir sicherstellen, dass unsere virtuellen Meetings nicht nur Zeitverschwendung sind, sondern uns tatsächlich dabei unterstützen, unsere gemeinsamen Ziele zu erreichen.
Du hast Fragen oder Anregungen zum Thema oder benötigst Umsetzungshilfe? Dann sende mir gerne eine Nachricht an katrin@remote-works.de.
Herzliche Grüße
Deine Katrin 💚
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